El nuevo rol de la tecnología legal en áreas legales de empresas
Descubre cómo y por qué la tecnología legal hoy está cambiando para siempre los departamentos legales empresariales: es tiempo de automatizar, optimizar y liderar con innovación estratégica.
¿Te sucedió alguna vez?
Visualiza un mal día en el departamento legal de tu compañía: desbordado de reclamos, cada solicitud parece una pieza más de un rompecabezas interminable...
En este contexto, el tiempo siempre es el recurso más valioso, y los métodos tradicionales de gestión ya no logran mantener el ritmo de las exigencias modernas.
Aquí entra en escena un aliado silencioso pero revolucionario: la tecnología legal.
En las últimas décadas, las áreas legales han evolucionado de ser una función de soporte operativo a convertirse en un pilar estratégico dentro de las empresas.
Sin embargo, es sabido también que con esta transición se ven desafíos cada vez mayores: manejar volúmenes masivos de información, garantizar un cumplimiento normativo impecable y -fundamentalmente- aportar valor estratégico real en un entorno empresarial cada día más competitivo y en constante transformación.
Resolver estas tareas con métodos antiguos no solo es ineficiente, sino que puede comprometer la toma de decisiones críticas. Además, el sector jurídico, considerado durante mucho tiempo tradicional y cauteloso en sus enfoques, también está adoptando la nueva ola de avances tecnológicos.
Es que cuando se habla de tecnología legal, hoy, se hace referencia a cómo los departamentos legales empresariales operan, resuelven problemas y generan valor.
Con soluciones diseñadas para automatizar procesos repetitivos, analizar grandes volúmenes de datos legales y proporcionar una visión más clara y estratégica, este tipo de tecnología está redefiniendo lo que es ser un departamento legal eficiente.
Este artículo explora cómo la tecnología legal está revolucionando las áreas legales empresariales, y cómo puede tu empresa transformar este sector corporativo en un motor de innovación estratégica.
La transformación tecnológica: de reactivos a estratégicos
El papel de las áreas legales empresariales ha cambiado radicalmente en la última década. Lo que alguna vez fue un departamento dedicado exclusivamente a reaccionar ante problemas posibles ahora debe verdaderamente poder anticiparse a ellos, ofreciendo respuestas estratégicas a un entorno en constante evolución.
Este cambio de paradigma no es opcional; es una necesidad impulsada por la evolución moderna. Aquí es donde la tecnología legal se convierte en un pilar esencial.
El aumento exponencial de regulaciones, el manejo de grandes volúmenes de reclamos diarios y la presión para optimizar costos han empujado a los departamentos legales empresariales hacia la innovación.
Pero no basta con digitalizar los procesos: se requiere una transformación estructural capaz de convertir estas áreas en verdaderos motores corporativos.
Es que hoy los departamentos de Legales están llamados a desempeñar un papel estratégico, contribuyendo directamente al crecimiento y la eficiencia del funcionamiento diario de una compañía.
La clave de esta transformación radica en el uso de las mejores herramientas Legaltech con inteligencia artificial, las cuales permiten a los departamentos legales no sólo reaccionar ante problemas, sino también anticiparse a ellos.
Un cambio necesario frente a desafíos crecientes
Con herramientas específicamente diseñadas para analizar grandes volúmenes de información, automatizar tareas complejas y optimizar procesos clave dentro de una empresa, la tecnología legal ha convertido a las áreas legales corporativas en socios estratégicos que agregan valor real a las empresas.
En este sentido, los departamentos legales enfrentan hoy tres grandes desafíos que hacen imprescindible esta transformación:
Aumento de la carga operativa: las empresas modernas generan un volumen de información legal y reclamos mucho mayor que en el pasado. Gestionar estos flujos de trabajo sin apoyo tecnológico competente resulta ineficiente y propenso a errores.
Exigencia de eficacia y rapidez: en el mundo empresarial actual, se espera que las áreas legales sean tan ágiles y eficientes como otros departamentos. Esto significa resolver problemas con rapidez y aportar análisis estratégicos basados en datos.
Entornos regulatorios cada vez más complejos: cumplir con normativas locales e internacionales es un proceso que requiere precisión y actualización constante. La tecnología legal permite mantener un control riguroso sobre los requisitos normativos y auditar cada paso del proceso.
(Para estar al día : Proyecto de ley “SERNAC Te Protege”: 10 claves principales)
¿Cuáles son las 2 tecnologías legales más utilizadas?
Entre las diversas innovaciones que están transformando el panorama legal, encontramos 2 que sobresalen por su desarrollo operativo constante.
Por un lado, no sorprende que los sistemas de gestión de documentos se destaquen como una de las tecnologías legales más comunes y de mayor impacto.
Estos sistemas proporcionan a cualquier modelo de compañía una plataforma centralizada que les permite a sus departamentos legales almacenar, organizar y colaborar en documentos legales e interacciones internas diversas de forma segura.
Con funciones como control de versiones, colaboración en tiempo real y acceso segmentado, los sistemas de gestión de documentos agilizan el intercambio de información entre equipos legales, clientes y partes interesadas.
Al reducir las cargas administrativas, mejorar la seguridad de los datos y promover la colaboración eficiente entre los distintos actores involucrados, los sistemas de gestión de documentos desempeñan un papel fundamental en la modernización de las prácticas legales y la adaptación a las demandas de la era digital.
Pero además, las áreas legales empresariales hoy también enfrentan cotidianamente otro desafío: la gestión de grandes volúmenes de reclamos diarios.
Cada día, los departamentos de Legales de grandes empresas reciben innumerables reclamaciones, desde conflictos contractuales hasta quejas por servicios.
Estos reclamos deben clasificarse, priorizarse y gestionarse rápidamente para evitar que se conviertan en problemas legales más graves o afecten negativamente la reputación de la empresa.
El proceso tradicional de gestión de reclamos suele ser manual y costoso, lo que resulta en tiempos de respuesta lentos y una alta probabilidad de errores, además de generar cuellos de botella que ralentizan todo el flujo operativo de la compañía.
Un software de gestión de reclamos con inteligencia artificial resuelve estos desafíos mediante un enfoque integral que automatiza y optimiza cada etapa del proceso, desde la recepción del reclamo hasta su resolución final.
Beneficios incuestionables de contar con tecnología legal
En las áreas legales empresariales modernas, donde la precisión, la eficiencia y el cumplimiento normativo son inobjetables, la tecnología legal ha pasado de ser un lujo corporativo a convertirse en una necesidad estratégica para toda compañía.
Es que su implementación ya no solo aborda los desafíos operativos más complejos, sino que también permite a las empresas optimizar recursos y posicionar a sus departamentos legales como socios clave en el crecimiento institucional.
Veamos algunos de los aspectos más importantes con respecto a esta situación:
Gestionar grandes volúmenes de reclamos todos los días
Uno de los mayores retos para los departamentos legales empresariales es gestionar diariamente una gran cantidad de reclamos, desde consultas simples hasta disputas complejas.
La tecnología legal aporta soluciones capaces de transformar estos flujos de trabajo, automatizando tareas clave y garantizando que cada reclamo sea tratado con rapidez y precisión.
Mediante algoritmos avanzados, los reclamos son organizados automáticamente según su urgencia, tipo y prioridad, eliminando la necesidad de procesos manuales tediosos.
A su vez, cada reclamo cuenta con una trazabilidad digital que permite monitorear su progreso en tiempo real, mejorando la transparencia y facilitando auditorías internas dentro de cualquier tipo de empresa.
Este enfoque no solo reduce los tiempos de respuesta, sino que también aumenta la satisfacción de los clientes y fortalece la reputación corporativa.
Cumplimiento normativo automatizado
Es sabido que el entorno legal corporativo hoy está condicionado por constantes actualizaciones regulatorias, y la necesidad de cumplir con normativas locales e internacionales es una realidad para gran parte del universo empresarial actual.
La tecnología legal garantiza que los departamentos legales empresariales estén siempre un paso adelante, minimizando riesgos y mejorando la confiabilidad.
Y básicamente esto es así porque, por un lado, las herramientas Legaltech para empresas alertan automáticamente sobre cambios regulatorios relevantes, asegurando que la empresa mantenga su cumplimiento.
Pero además, cada acción dentro de un reclamo o solicitud queda documentada en un registro centralizado, facilitando la presentación de auditorías internas y externas de la empresa (lo cual no solo evita posibles sanciones, sino que también refuerza la confianza en la solidez de sus operaciones legales de la compañía).
Decisiones basadas en datos fidedignos
La capacidad de interpretar grandes volúmenes de información es una de las mayores fortalezas de la tecnología legal.
En lugar de depender de intuiciones o procesos manuales como en el pasado, hoy los departamentos legales empresariales deben basar sus decisiones en análisis concretos y patrones identificados en sus datos.
Los sistemas de análisis pueden detectar problemas recurrentes en los reclamos, lo que permite tomar medidas preventivas y desarrollar estrategias más efectivas.
A su vez, la tecnología legal ofrece indicadores clave para priorizar casos y diseñar respuestas más rápidas y personalizadas.
Esto posiciona a los departamentos legales como aliados estratégicos que no sólo resuelven problemas, sino que también contribuyen a prevenirlos.
Desafíos en la implementación de tecnología legal
Si bien hasta aquí se ha afirmado que adoptar herramientas Legaltech implica una transformación significativa para los departamentos legales empresariales, también es cierto que este cambio no está exento de retos.
Reconocer estos desafíos desde el principio es crucial para implementar soluciones tecnológicas de manera exitosa y maximizar sus beneficios.
Veamos en detalle los 5 principales retos a los que se enfrentan en la actualidad las áreas legales empresariales:
1) Adaptación cultural: rompiendo paradigmas tradicionales
El cambio siempre genera resistencia, especialmente en áreas legales que históricamente han funcionado bajo metodologías manuales y procesos establecidos durante mucho tiempo.
La introducción de la tecnología legal puede ser percibida como una amenaza o una complicación adicional por los equipos que están acostumbrados a un flujo de trabajo convencional. Pero, evidentemente, esto no es así.
Claves para superarlo:
Más allá de la capacitación técnica, es esencial mostrar cómo la tecnología legal no reemplaza al talento humano, sino que amplifica su capacidad para abordar tareas más estratégicas.
Compartir historias que demuestran cómo la tecnología legal ha facilitado tareas complejas y reducido errores genera confianza y entusiasmo en el equipo. Aquí tienes un ejemplo exitoso que da cuenta de esta situación:
2) Integración tecnológica en entornos operativos complejos
Las empresas grandes suelen operar con múltiples sistemas tecnológicos que gestionan datos, procesos financieros y legales.
Lograr que la tecnología legal se integre de manera eficiente con estas plataformas existentes puede ser un desafío importante.
Cómo asegurar una integración fluida:
Realizar un análisis exhaustivo de los sistemas actuales para identificar compatibilidades y posibles fricciones.
Priorizar herramientas que puedan adaptarse a las necesidades específicas del departamento y escalar a medida que aumente el volumen de reclamos o requisitos normativos.
3) Costos iniciales frente a beneficios tangibles
La percepción de un alto costo inicial puede desalentar a las empresas de invertir en tecnología legal, especialmente si no se visualizan claramente los beneficios prometidos.
Sin embargo, esto ya no es un problema, porque en la actualidad existen soluciones basadas en inteligencia artificial que no tienen costo inicial (pagas únicamente por reclamos recibidos).
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Estrategias para gestionar la inversión:
Análisis detallado del ROI ("Retorno sobre la Inversión"): desarrollar un caso de negocio que proyecte cómo la tecnología efectivamente reducirá costos operativos al automatizar tareas repetitivas y minimizar errores costosos.
Implementación por fases: comenzar con áreas clave, como la gestión de reclamos regulatorios, para demostrar el impacto tangible antes de una implementación completa.
4) Identificación de las necesidades específicas del área
Uno de los errores más comunes al implementar tecnología legal es no definir claramente las prioridades del departamento de Legales. Esto puede resultar en la adquisición de soluciones que no se alinean con los objetivos estratégicos o no abordan los problemas más críticos.
Cómo elegir la solución adecuada
Mapeo de procesos críticos: identificar las áreas más problemáticas, como la clasificación y resolución de reclamos masivos, y enfocar la tecnología en esas necesidades específicas.
Pruebas piloto: realizar implementaciones limitadas para evaluar la efectividad de la herramienta antes de expandir su uso en todo el departamento.
5) Enfoque de trabajo continuo
La implementación de tecnología legal no es un evento único, sino un proceso que requiere ajustes y compromisos constantes para maximizar su impacto.
Sin una gestión adecuada del cambio, las empresas pueden enfrentar una baja adopción y resultados limitados.
Mejores prácticas para una gestión del cambio exitosa:
Los líderes de los departamentos legales deben asumir un rol activo como defensores de la transformación tecnológica, mostrando el valor de la herramienta a través de su propio uso.
Establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) que permitan evaluar la efectividad de la tecnología y ajustar su uso según sea necesario.
(Recomendado: “Lecciones de ZTZ para mejorar la experiencia al cliente”)
Inversiones masivas en inteligencia artificial: el impacto en la tecnología legal
Getty images
El futuro de la innovación empresarial está siendo definido por una tendencia clara: las inversiones masivas en inteligencia artificial (IA).
Solamente en el 2024, gigantes tecnológicos como Google, Apple y Amazon han destinado más de 200 mil millones de dólares a infraestructura y herramientas basadas en IA, marcando un nuevo récord histórico.
Estos movimientos no solo transforman sus propios sectores, sino que también generan un precedente esencial para las áreas legales empresariales.
Es que la tecnología legal, impulsada por los mismos principios que guían estas inversiones, se ha posicionado progresivamente como un soporte indispensable para enfrentar los retos actuales del mercado y preparar a las empresas para un entorno cada vez más dinámico.
Las cifras hablan por sí solas: Amazon, por ejemplo, ha incrementado su gasto en infraestructura tecnológica en un 81 %, enfocándose en centros de datos y desarrollo de chips especializados.
Por su parte, Apple ha destinado hasta 40 mil millones de dólares para fortalecer sus capacidades en IA, mientras que Google ya genera más del 25 % de su código con la asistencia de sistemas inteligentes.
En esta dirección, las áreas legales empresariales -al igual que las grandes tecnológicas-, enfrentan la presión de gestionar diariamente grandes volúmenes de información y responder siempre con rapidez y precisión.
Y por eso justamente aquí es donde las inversiones en inteligencia artificial brindan insights realmente estratégicos:
Primero, la inversión en infraestructura es indispensable: así como Amazon construye centros de datos robustos para potenciar sus operaciones diarias, tu empresa debe garantizar siempre que las herramientas de tecnología legal que se empleen estén respaldadas por sistemas internos sólidos y escalables, integrando nuevas herramientas a plataformas ya existentes.
Segundo, la automatización como la que Google emplea para generar código, tiene incidencia directa en la gestión legal de la empresa, implementando soluciones que automatizan procesos repetitivos como es la clasificación de reclamos y la creación de reportes periódicos, liberando tiempo para que los equipos se enfoquen en tareas más estratégicas.
Finalmente, la capacidad de analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real (algo que Meta aplica en todos sus servicios), también es una herramienta crítica para los departamentos legales hoy. Con sistemas avanzados de análisis predictivo, hoy tu compañía puede identificar patrones regulares en las reclamaciones recibidas, pudiendo anticiparse a problemas y diseñar estrategias preventivas que minimicen riesgos legales y regulatorios.
Estas inversiones masivas en inteligencia artificial no solo son un ejemplo irrefutable de cómo la tendencia global implica priorizar los avances en tecnología a la hora potenciar la infraestructura corporativa, sino también un recordatorio de que los departamentos legales empresariales pueden y deben seguir el mismo camino.
Es que la adopción de tecnología legal ya no es una cuestión de modernización, sino más bien de supervivencia en un entorno donde las demandas regulatorias y operativas crecen exponencialmente.
Por eso, y más allá de la eficiencia operativa, la implementación estratégica de este tipo de herramientas modernas con inteligencia artificial posiciona a los departamentos legales como una parte clave dentro de las organizaciones.
Al adoptar un enfoque similar al de las “gigantes” tecnológicos, las compañías que lo hagan no solo optimizarán su capacidad operativa cotidiana, sino que también generarán una ventaja competitiva que les permitirá responder de manera más ágil y competente a las obligaciones legales propias de esta época.
En este contexto, ZTZ es más que un proveedor de tecnología: es un aliado estratégico que garantiza a tu negocio poder responder reclamos regulatorios con la inmediatez y precisión que exige el mercado actual.
Conversemos: en 14 días, transformamos tu área legal y de customer experience en el orgullo de tu empresa (una implementación sencilla y sin costo inicial, pagas únicamente por reclamos recibidos).
